I. 서론
산업현장에서 근로계약서를 작성하는 비율은 60%에 불과한 실정이며, 이러한 상황에서 최근 IT기술을 바탕으로 한 전자근로계약서 방식의 작성과 보존이 용이하다는 점에서 근로계약서 작성률을 높일 수 있는 새로운 수단으로 주목받고 있습니다.
다만, 전자근로계약서가 활성화되기 위해서는 서면근로계약서와 같은 수준의 안정성·신뢰성 등을 확보할 필요가 있는 바, 이에 정부는 전자근로계약서 활성화를 위한 가이드라인을 제시하고자 합니다. 

II. 가이드라인의 주요내용 

1. 용어의 정의
(1) “전자근로계약서”란 근로자가 사용자에게 근로를 제공하고 사용자는 이에 대하여 임금을 지급하기로 하는 근로기준법 제2조제1항제4호에 따른 근로계약이 체결되었음을 증명하는 출력이 즉시 가능한 전자문서를 말한다.
(2) “전자문서”란 전자문서법 제2조제1호에 따라 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성, 송신·수신 또는 저장된 정보를 말한다.
(3) “정보처리시스템”이란 전자문서법 제2조제2호에 따라 전자문서의 작성·변환, 송신·수신 또는 저장을 위하여 이용되는 정보처리능력을 가진 전자적 장치 또는 체계를 말한다.

2. 전자근로계약서 효력 인정여부 및 명시사항
(1) 전자문서법 제4조제1항에 따라 작성된 근로계약서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유로 문서로서의 효력이 부인되진 않음.

(2) 전자근로계약서는 PC, 스마트폰 등 정보처리시스템상 전자문서생성 전용프로그램(한글, 오피스, 웹 에디터, pdf 등)이나 전자근로계약서 작성을 지원하기 위해 별도로 마련한 정보처리시스템 등을 활용하여 작성 가능함.
(3) 사용자, 인터넷 구인·구직사이트 운영자 등이 전자근로계약서 작성을 지원하는 정보처리시스템을 마련하여 운영하는 경우 해당 시스템을 통한 작성·확인·수정 등이 가능하고, 작성된 근로계약서가 계약 당사자들에게 자동으로 배포되어 열람·출력할 수 있도록 하는 등 안정성과 신뢰성을 담보하는 장치를 갖추어야 함.
(4) 전자근로계약서 체결시에도 근로기준법 제17조제1항에 따라 근로조건에 관한 사항을 명시할 의무가 있으며, 이는 기간제 또는 단시간 근로계약을 체결하는 경우에도 마찬가지로 기간제 및 단시간 근로자 보호에 관한 법률 제17조에 따른 사항이 명시되어야 함. 

 
(5) 전자근로계약서를 작성하는 사용자와 근로자는 근로계약에 관한 분쟁을 사전에 예방할 수 있도록 가급적 당사자의 서명을 포함한 문서를 전자화하거나 “전자서명법”에 의한 전자서명을 하는 등의 방법으로써 해당 계약 당사자 쌍방의 의사가 합치하여 전자근로계약서에 명시된 내용대로 근로계약을 체결하였음을 명확히 하여야 함.

(6) 전자근로계약서는 최종 작성 또는 서명 이후에 어느 일방이 임의로 수정할 수 없도록 가급적 “읽기전용문서(PDF 파일, 배포용 hwp 문서, 이미지 파일 등)”로 저장하여야 하고, 전자근로계약서 작성을 지원하는 정보처리스템을 마련하는 경우 계약 당사자 일방이 서명 이후 근로계약서의 내용을 수정하면 상대 당사자가 이를 바로 확인할 수 있는 장치를 마련하여야 함. 

3. 전자근로계약서의 교부(근로기준법 제17조 제2항)

(1) 전자근로계약서 교부방법
  가. 전자근로계약서를 종이로 출력하여 근로자에게 직접 전달
  나. 전자근로계약서를 작성하고 자동으로 송·수신되도록 구축된 정보처리시스템, 사내전산망의

       정보처리시스템, 근로자가 지정한 소프트웨어 및 이에 부속한 저장공간(애플리케이션),

       전자문서법에 따른 공인전자주소(샵메일), 포털사이트 등에서 제공하는 이메일 등 각종

       전자적 방법을 이용하여 근로자에게 전송
 (2) 사용자의 전자근로계약서 교부이행의무 판단기준
   가. 근로자가 전자근로계약서를 수신할 정보처리시스템을 지정한 경우
        ① 근로자가 전자근로계약서를 수신할 정보처리시스템을 지정한 경우에는 사용자가 해당

            정보처리시스템에 전자근로계약서를 입력한 때 사용자가 근로계약서를 교부한 것으로 봄.

            (참조: 전자문서법 제6조제2항제1호본문)
        ② 사용자가 근로자가 지정한 정보처리시스템이 아닌 다른 정보처리시스템에 입력한 경우에도

            근로자가 이를 확인하여 출력한 경우에는 교부한 것으로 봄.

            (참조:전자문서법 제6조제2항제1호단서)
   나. 근로자가 전자근로계약서를 수신할 정보처리시스템을 지정하지 않은 경우 사용자가 근로자가

        관리하는 정보처리스템에 입력한 때(해당 정보처리스템 서버에 전자근로계약서가 수신된 때)에

        는 근로계약서를 교부한 것으로 봄(참조: 전자문서법 제6조제2항제2호). 다만, 근로자 근로계약

        서를 전자적 방법으로 받는 것에 동의하지 않는 경우 사용자는 근로계약서를 서면으로 교부하여

        야 함.

    다. 사용자가 근로계약서를 교부하면서 근로자가 수신을 확인할 것을 조건으로 한 경우 사용자가

        근로자로부터 수신확인 통지를 받은 때 근로계약서를 교부한 것으로 봄.

        (참조: 전자문서법 제9조제1항)

4. 전자근로계약서의 보존(근로기준법 제42조 및 같은 법 시행령 제22조)
다음 각 호의 요건을 갖추어 전자근로계약서를 보관한 경우 근로계약서 보존의무를 이행한 것으로 봄.(참조: 전자문서법 제5조)